Bo2SS

這本書我非常想推薦給身邊的人，雖然每個人的經歷和階段都不同，所以體會肯定也會不一樣。但如果你覺得自己的時間不夠用 / 每天忙得不可開交 / 不知道每天的自己在做什麼 / 早上起不來...，那這本書肯定會有所幫助！

文章開頭先送給讀者一句話：

相比一腦袋地去做事，先慢下來學會管理事情的方法

建議：每看完一個部分，停下來實踐一下，思考一陣，再繼續。

這本書的書名乍一看以為是雜七雜八的小說，實際上是一本正兒八經的 GTD 時間管理大作，先曬出它的豆瓣評分，向作者獻以崇高的敬意：

⭐本書亮點：四象限法則、腦袋裡只裝一件事、衣櫃整理法、習慣培養、日回顧法則、Unbroken Time、如何處理突發事件...

[引入]#

很多人在入職後被迫完成角色的轉變，每天都忙得不可開交，但自己是否是真的忙碌，看完這本書應該就有答案了。書裡面有一句話我很贊同：

人與人之間的競爭是成熟度的競爭，誰開竅早，誰就會占得先機。

而成熟意味著什麼？意味著確定的價值觀、順暢的時間管理，以及屬於自己的處世哲學。

本書有兩種目錄，這也是作者的用心之處，一種目錄是像小說一樣講述了職場新人 “小強” 與職場老手 “老付” 之間的故事，另一種目錄是從時間管理的角度用專業術語描述。

本書結構如下，主要分為尋找種子→種子發芽→長出枝幹→抽出綠葉→開花結果→摘下果實 6 個步驟：

下面把自己當成 “小強” 一起歷練吧！可在文末先下載好本書的 PDF。

—— 精簡版 ——#

準備工作：找出浪費時間的源頭、找到自己的價值觀

核心部分：根據價值觀劃分四象限、找到並分解自己的目標

附加：一些實用的時間管理技巧

找出浪費時間的源頭#

花連續的幾天，評價自己工作時間中的每一個小時：專注 or 浪費。看看自己一天的專注比例。

與此同時，每隔一小時，寫好下個小時計劃做的事情，也就是預期結果。所以，在評價這個小時的同時，記錄實際的結果，觀察是否達到預期。

通過這兩步，你可以清楚自己的時間浪費在了哪裡，並根據完成情況找到自己的高效時間段，這一點後面會用到。

找到自己的價值觀#

眾所周知，最高效的時間段安排最重要的事情，收益最大。你的價值觀，就是你判定最重要事情的那杆秤。

花 5 分鐘，完成下面的測試：

A—— 非常重要，B—— 比較重要，C—— 一般，D—— 較不重要，E—— 很不重要

在下面評價表中，按 A~E 分別對應 5~1 分累加，計算得分。

自己得分最高的三項和得分最低的三項，對應你的價值傾向，之後就可以用它來作為評估優先級的標準。

可以將這些記錄下來，隨時提醒自己。

根據價值觀劃分四象限#

根據價值觀，可以將事情分為重要和不重要，再加上緊急和不緊急的區分，也就可以將事情分成四個象限。

讓你的精力集中在第二象限（重要不緊急）的事情上，就是時間管理的核心！而要做到這點，就是有計劃，時刻知道自己下一步該怎麼做。

同時，儘量甩掉第三象限（緊急不重要）的事情給別人去做，減少第四象限（不重要不緊急）的事情對生命的浪費。

而第一象限（重要緊急）的事情，80% 來自於第二象限沒有被處理好的事情，這是你可以避免的。

找到並分解自己的目標#

首先，用 S.M.A.R.T 原則（S 是 Specific，具體的；M 是 Measurable，可測量的；A 是 Attainable，可實現的；R 是 Realistic，可行的；T 是 Time-based，期限）盡可能清晰地描述你的目標。

然後，分析目標對你的意義、可能有幫助的人、實現目標的時長，將目標分解為一步步行動，放在月計劃表和周計劃表裡。

這個方法一般適合 1~5 年的目標。

一些實用的時間管理技巧#

一時一事、提高執行力、培養自己的習慣、每日回顧、正確面對突發事件、建立高效辦公區

① 一時一事#

腦袋裡只裝一件事情，這個很好理解，就像玩得時候好好玩、學的時候好好學，是一個道理。

有時候想起了一個不錯的 idea，但是手頭又在做其他事，可以先用紙筆記錄這個 idea，從而清空大腦，繼續做這一件事情。

② 提高執行力#

對於自己目標分解成的一步步行動，還需要有一定的執行力，這裡有三個錦囊妙計：

1. 找出最大的障礙，先解決，並寫下它隨時提醒自己；
2. 對於自己的行動，儘可能寫下來，白紙黑字更具有效力；
3. 儘可能避免第一次失敗，它會帶來連鎖反應和麻木，但是又要明白失敗是不可避免的，當真正遇到時，請重視並仔細分析。

③ 培養自己的習慣#

根據普遍數據，列出三個高性價比的習慣：閱讀、鍛煉、思考。

1. 閱讀：書是人類最大的朋友，你可以和無窮無盡的優秀思想碰撞交融，產生火花；
2. 鍛煉：別認為浪費了這 1 個小時，從長遠來看，這是一筆價值投資；
3. 思考：很多事情，先停下來思考 2 分鐘，遠比直接去做要高效。

而前兩個習慣所花費的時間怎麼騰出來？提高工作的效率擠出時間，或者培養另一個習慣：早起。

④ 每日回顧#

準備 3 個問題，在一天的結束時問自己，可以是對當天的回顧，可以是對明天想說的話，可以是對自己的鼓勵。

⑤ 正確面對突發事件#

1. 不被它影響情緒，心如止水；
2. 將被打斷的事情當作一個新的任務，記錄進度與下一步行動，延後；
3. 向周圍的人推薦時間管理方法，這樣別人就會減少製造突發事件了。

⑥ 建立高效辦公區#

花些時間盡力保持自己辦公環境的整潔，反而能節省翻找資料帶來的時間損耗。

1. 所有資料分成四類：待處理、委託處理、整理歸檔、扔進廢紙籃 [原則：過去 6 個月沒有用過，現在也不確定今後是否用得上的，直接扔掉]。此外，還增加一類：大胃王，放一些分類不明確的資料。
2. 遵循四個標準：乾淨整潔、足夠簡單、觸手可及、功能完備。

一開始，你可能認為會浪費很多時間適應時間管理方法，但是，當時間管理成為了習慣，我相信優秀也會成為你的習慣。

—— 詳解版 ——#

一、尋找種子#

在開始之前，先暫且從忙碌中抽出身來，看看你的時間是怎麼度過的，有沒有更好的使用時間的方法？你覺得學習 “時間管理” 有必要嗎？你的價值觀是什麼樣的，對你來說什麼更重要？

找出浪費時間的源頭#

1. 先寫下自己認為分別花費在 “⭐集中精力工作”、“❌無意義浪費時間” 和 “✨真正的休息” 上的比例，比如 50%、30%、20%。

2. 寫下自己對上面三種狀態的描述。

1. 連續 5 個工作日，每隔一小時記錄下這個鐘自己處於哪種狀態。從早上 9 點開始到晚上 9 點結束。

2. 週六早晨統計在這 60 個小時中，三種狀態所占時間的比例。

週狀態時間統計表

數一數：⭐集中精力工作____小時、❌無意義浪費時間____小時、✨真正休息____小時

如果發現自己確實浪費了很多時間，那麼接下來認識一下時間黑洞，時間都去哪了？

• 共同特點：提供很多與主線相關的信息吸引注意力，消耗的時間在不知不覺中增長膨脹。

• 原因：大腦不善於記憶，喜歡創造性工作，那些極具規律性、比較枯燥、目的性不強、沒有主動性的事情，很容易被遺忘。

• 解答：好記性不如爛筆頭

接下來，就來用筆記錄下自己的工作情況吧～

1. 每隔 1 小時寫出下個小時計劃做的事情
2. 1 小時結束後記錄下結果
3. 堅持一整天

一天工作情況記錄表

認識時間管理的必要性#

通過上面的表格記錄，也許你已經發現了自己的時間黑洞。那麼該如何避免呢？

時間黑洞很容易像滾雪球一樣，別小看玩 3 分鐘手機、刷 3 分鐘微博，有人做過實驗：當你的注意力被打斷之後，想要重新集中起注意力至少需要 15 分鐘。下面給出一些避開時間黑洞的錦囊妙計：

這些建議看著都很有道理，很多人看了之後會這樣覺得，然後就拋在腦後了，所以一定要親身實踐，這裡再推薦一個技巧 ——時間日誌。顧名思義，就是忠實地記錄我們的時間都花費在什麼地方。這樣的好處有：

1. 每小時提醒你珍惜自己的時間
2. 充分地掌握自己的時間，避免輕易原諒自己
3. 分析自己時間的投入與產出
4. 找到你的最高效時間段

那麼第 3 點之後會聊，現在先來解決完成第 4 點 —— 找出你的最高效時間段。

對於剛進入職場的新人來說，工作主要有 3 個特點：①雜活多，②雜活裡總會有一兩件非常重要的事，如果沒有發現並且搞定，那就真的是打雜了，③忙碌且盲目，別忘了背後的那雙眼睛。

上面這些都是對你時間管理技能的考驗，這可以說是職場的潛規則。那么我們要做的就是有一套自己的處理日常事務的方法，這裡給出老付的一種處理日常事務的方法 —— 四步法：

接下來就開始找高效時間段啦！不要相信自己的感覺，請相信數據，相信記錄！

下面用一周的時間，如實填寫這份時間日誌：

通過時間日誌，可以找到自己的高效時間段、多少時間被浪費、每天工作的主要內容、有哪些時間不應該被那樣花費、每天的重點任務應該是什麼、如何更好地分配自己的時間、哪些事情提前做會有更好的效果、多花些時間在某些事情上也許你的專業技能會出類拔萃...

那麼這裡提供一些提高工作效率的小竅門：

• 找出重要的事情在高效時間段完成。到了工作地點別急著投入工作，先看看今天工作的重點是什麼？
• 回顧需要驗收的工作。我們不可能一次性把事情做到盡善盡美，在驗收的工作上不要吝嗇時間，或許能讓別人對你刮目相看。
• 看新聞用 RSS。相當於訂閱，將注意力保持在你關注的內容上。
• 減少查看郵件的次數。每天兩次足夠。
• 能休息時儘量休息。有午休的人是幸運的的，比如午休半小時，那麼在這個時間什麼都不想，好好放鬆一下吧！這非常有利於精力的恢復。

那麼接下來可以規劃一下自己的每日時間段：

每日時間段規劃

那如何處理突發事件呢？可等到 [六、摘下果實] 分解。

找到自己的職業價值觀#

現在是不是已經認識到時間管理的重要了？接下來聊聊時間管理的重中之重 —— 價值觀，它將決定你優先做什麼事，遇到很多事情時，完成哪一件帶來的收益更高，成就感更足。

找到時間的渠道，讓它往正確的方向流動。

靈魂發問：最高效的時間段應該安排最重要的事，但什麼才是最重要的事？

老付的回答是是：你的價值觀在哪裡？

你在平時是以什麼標準來決定事情的先後的？如果像我之前一樣，先把簡單好做的做完，然後一天下來簡單可能無意義的事做完了，還剩下個大頭，這時候已經沒有精力再去完成了，那接下來你可能要想想改變你的行動指向了～如果你沒有想到自己的標準，你也不用感到難堪，因為價值觀不在你的記憶體系裡，而是在你的經驗中，現在我們就將它提煉出來。

下面根據自己的實際情況或想法，花5 分鐘，完成下面的職業價值觀自測表吧，這能讓你對自己的價值觀有一個較準的把握。

這裡有一個更方便的免費測試網站：WVI 職業價值觀測試。依次答完題後，它會自動給出測試結果和價值評估分析，和本書的一致！

A—— 非常重要，B—— 比較重要，C—— 一般，D—— 較不重要，E—— 很不重要

如果你是通過本表而不是通過上面推薦平台答題，那麼你應該也不介意翻到本書第 45 頁，自己按不同維度計算一下得分，從自己得分最高的三項和得分最低的三項，大致看出你的價值傾向。在工作中就可以用它來作為評估優先級的標準了。

【我也得到了我的價值傾向，有很多都是並列的】

此外，有一個有趣的現象，如果你身邊的同事也願意做這個評測，你會發現：平常和你關係比較密切的同事，他們得分最高的三項和你是差不多的，關係比較疏遠的同事則反之。這就是價值觀隱藏的作用，它是我們看不見的觸角！如果你和我一樣，說不定我們是非常合適的合作夥伴！

在找到自己的價值觀之後，你可以將它們寫在一張卡片上，不斷鞏固，提醒自己如何把握事情的優先級，當然，你也可以在合適的時候修正它，因為價值觀也是會隨著你的成長而改變~

將卡片放在你抬眼可見的位置，這很重要！

二、種子發芽#

在你了解了自己的時間使用狀況，下定決心要學習時間管理，並找到了自己的職業價值觀後...

下面開始你的征程吧。這一部分主要介紹四種時間管理方法：四象限法則、時間投資法、一時一事原則、衣櫃整理法。雖然看上去都很眼熟，但是你真的了解它們的使用嗎？

四象限法則#

幫助你判斷事情的輕重緩急，並告訴你如何作出有針對性的處理，經常做重要又緊急的事情是好嗎？

四個象限#

這個法則相信十個人裡有八個人都知道，如下圖，即把工作按照重要和緊急兩方面的不同程度進行劃分，基本可以分為四個象限：1 重要而緊急（Important && Urgent）、2 重要但不緊急（Important && Not Urgent）、3 不重要但緊急（Not Important && Urgent）、4 不重要且不緊急（Not Important && Not Urgent）。

但是 80% 的人不能很好地應用這個理論，因為使用該技能的前提是 —— 找到你的職業價值觀。那么你發現，我們之前是不是已經找到了自己的價值觀呢？如果是，那麼你的任督二脈已經打通了，接下來可以修煉四象限法了。

在這個方法中有兩個關鍵：①一件事情重要程度的標準取決於你的職業價值觀，②而緊急程度則是任務的 Deadline。

現在先回答一個問題：如果讓你把一天的工作分門別類地放在這四個象限裡，你會如何選擇呢？

​ 可能很多人會選擇第一象限和第三象限，因為它們都是最迫切需要解決的事情。

但是這個答案值得商榷，很多低效管理者瞎忙的原因可能就出於此，這種瞎忙可能還讓人產生極大的 “成就感”。的確，這些事情是需要立即去辦....

但是，它們可能並不值得你投入太多的精力和時間，要知道，在這樣一個錯誤的基礎上，做再多正確的事情都是徒勞的。

現在來分析一下四個象限。正如圖中所展示的，每個象限都有一些具體的事項，它們可能適合你，也可能不適合你，這個不是一定的，你要做的是根據你的價值觀去衡量每個事情的所屬象限。

① 第一象限：重要而且緊急

• 舉例：正在哭的寶寶；廚房起火；公司電話；為孩子填報高考志願；馬上要開的公司會議上的演講等。

• 這些事情必須馬上去做，否則後果將非常嚴重。但是你在立即去做這件事的時候，應該思考一個問題：真的有那麼多重要而且緊急的事情嗎？

② 第二象限：重要但不緊急

• 舉例：鍛煉身體；制定度假計劃；完成公司項目計劃書；制定家庭投資理財策略；參加心理諮詢師培訓等。

• 這些事情雖然看起來不緊急，但是如果置之不理，它隨時就會發展成 重要而且緊急 的事情。假如你要制定一個度假計劃，但是你遲遲沒有開始，當假期即將來臨的時候，你將會為住房、交通各方面感到焦慮，這個時候制定度假計劃也轉移到了第一象限，重要而且緊急。你能保證這個時候不會有緊急事情發生，讓你更加焦慮嗎？所以，對待這個象限的事情，即使沒有立即去做的必要，也至少要做一份時間計劃表。這裡你也可以思考一個問題：如何避免使更多的事情進入令人討厭的第一象限？

③ 第三象限：不重要但緊急

• 舉例：突然來電；臨時會議等。

• 這個象限裡的時間投入是相當可惜而且無奈的，忙了半天可能一點效果都沒有，但很多人會被假象所迷惑，認為緊急的就是重要的。其實緊急和重要一點關係都沒有！在這我們要思考這樣的問題：我們如何儘量避免第三象限的事務呢？

④ 第四象限：不重要而且不緊急

• 舉例：看無聊的劇、閒逛、額外任務、瑣事、娛樂等。

• 這個象限的事情都是用來打發時間的，僅僅作為前三個象限的調剂的話還說得過去，但是如果沉迷於此，我們的價值就會大打折扣！我們應該思考的問題是：我們在工作中是否有必要進入這個象限？

請關注上述四個象限的每一個發問，已用下劃線標記，在回答了這些思考的問題後，也許你就已經掌握四象限法則了。

那麼接下來按步驟來：

改造你的任務清單#

首先，將你這周要做的所有事情寫在下面的表格裡，如果無法預見一周內要做的事情，請儘可能地寫出需要完成或者預計要做的事，下面已經有一些示例，請你也自行完成一下吧～

細心的你會發現表格多出了三列，分別對應重要程度、緊迫程度、優先級別，這就是你需要對任務清單做的改造，給每件事標上標籤後，你才可能進行下一步 —— 把它們放入四個象限。

將工作任務放入四個象限#

按照重要、緊迫程度，將你的任務挨個挨個分別放到四個象限裡吧～

如果你平時的工作主要集中在第三象限，那這就是你平時工作忙碌但是盲目的原因了～現在來說說對待四個象限應該採取的不同態度和處理方法：

① 第一象限：沒什麼好說的，立即去做。

• 我們工作的主要壓力就來自於第一象限，生活中的主要危機也來自於第一個象限。但其實這個象限就是一片 “雷區”，我們進入這個象限的次數越少越好！說個秘密，這個象限 80% 的事物都來自於第二象限沒有被很好處理的事務，也就是說這個壓力和危機是自己強加給自己的。

• 例如：安撫憤怒的客戶。是不是前期沒有多花些時間與客戶打好關係，亦或是前期沒有多花些精力監管自己的產品，導致產品質量問題。

② 第二象限：有計劃去做！

• 我們要把時間投資在第二象限，不能因為它是不緊急的就不去處理。對於這個象限的事情，第一時間對它進行任務分解，並制定時間表，然後每天投入不多的時間，就可以完成一項龐大的任務，這就是積水成多，滴水石穿的道理。除此之外，其價值還在於減少第一象限 80% 的事務。

• 例如：完成一篇論文的精度。這個如果安排好，每天看 2 小時，一周也許就能對文章有很好的理解，整個一周都和它打交道，更有可能在某一刻激發自己的靈感；而如果你放在 deadline 之前去做，你可能急匆匆花一天時間去做這件事，你真的能保持一天精讀論文的狀態嗎？如果這個時候又有一件緊急的事加入，你該怎麼安排呢？我認為這件事你提前安排，每天前進一小步，你對時間的把控會更好，壓力和危機感會更讓人舒適，如果可以，為什麼不做主宰時間的那個人呢～

③ 第三象限：交給別人去做。

• 我們應該清楚認識到，這個象限是我們忙碌且盲目的源頭。這個象限的事情最好能放權交給別人去做，或者委婉拒絕減少這類事務的發生。

• 舉例：給辦公室買水。你可以讓順路的小明幫你帶，你晚點請他吃飯，這樣你可以集中精力放在更重要的事情上，用一頓飯換來了更有價值的時間。

④ 第四象限：儘量別做！

• 這是一個用於緩衝調整的象限，也可以說是勞逸結合的逸，但是這個象限裡投入太多的精力，就等同於在浪費生命。

• 舉例：周末看遊戲比賽。一周的辛苦工作讓你身心俱疲，周末也許正好可以放鬆一下，但是如果你將自己的大部分精力放在放鬆娛樂上，你將失去你的事業。

上面對於走出第一象限有了方法，就是集中精力處理好第二象限的事物。那么，如果走出第三象限呢？

應用 “猴子法則” 走出第三象限#

“猴子” 其實代表的是並非你自己職責的事情，你把這樣的事情做得很有效率，這值得你沾沾自喜嗎？你自己的事情怎麼樣了呢？這就是 “猴子法則”。我們雖然應該幫助遇到困難的同學 / 同事，但是也應該避免這樣的情況：讓他們把你當做他們自己猴子的收容所，你收的越多，他們給的就會越多。

現在我們來做一個練習，看看你能否順利地甩掉自己身上的猴子：

這些問題沒有標準答案，但原則是：甩掉自己身上的猴子，或者將猴子放回到它的主人身上。

參考小強的回答：1. 好的老闆，不過能否請您先發給我一份關於水利系統軟件的資料？2. 你有什麼想法？能不能先請你做一個刪減成本的計劃方案？3. 我已經讓小朵去做了，他會直接發給你。4. 老婆，下個月結婚紀念日的時候我陪你逛一整天，好嗎？5. 好啊，到時候你給我打電話，有時間我一定去。6. 行啊，你們選好喜歡的品牌和款式，到時候我去買。

修煉第二象限工作法#

走出了第三象限，下面該思考如何走入第二象限了。第二象限是四象限的核心和最終目標，現在我們先整理一下已經提到的幾個要點：

• 自己的職業價值觀→評估→某件事務的重要程度
• 事務的截止日期→判斷→某件事務的緊迫程度
• 自己所有的日常事務→放入→四個象限
• 每個象限內的事務→有不同的處理方法和原則
• 主要精力→集中在→解決第二象限內的事務
• 平時經常制定的工作計劃和工作目標→都是相對於第二象限來說的

首先明確第二象限是我們展開工作的核心，一定要修煉自己在第二象限工作的能力。投資第二象限，關鍵在於目標描述和任務分解！將每一個大任務分解成多個小任務，並對應【明確的小目標】；每個小目標的實現有一個【計劃時間】，相應地還可以想好【負責人】，不一定全是自己做。

這樣一來，我們可以將精力集中在第二象限；將一個項目做細，有計劃，時刻知道自己下一步該怎麼做；明確任務完成的標準，每完成一個小目標，能緩解自己的壓力，並且獲得一定的成就感；有了計劃時間，可以隨時評估自己的狀態，分析不足，思考解決方案。

時間管理的三大殺手：拖延、猶豫不決、目標不明確

下面有一張表格 —— 四象限工作跟蹤表，可以用來證明自己的精力確實放在了第二象限的工作上，請堅持一個月。

四象限工作跟蹤表

堅持練習，你將會發現，第二象限工作法其實並沒有傳說的那麼難，期待自己象限轉變的成果吧！

時間投資法#

對於業餘股票投資者來說，學會價值投資，長期看好某個產業或企業，相比每天做買或賣的權衡，每天都有可能做出一個投資失敗的決定，前者是一種更理性的投資方法。時間管理也是一種投資，但它有自己的特性：供給毫無彈性、無法積蓄、無法取代、無法復得。

計算時間資本#

根據這些特性，我們首先計算一下自己手頭的時間資本和單位時間價值。其實就是把時間劃分成工作部分和休閒部分，估算自己到退休年齡 [60 歲] 時的工作時間資本。舉例：從 29 歲開始算，60 歲退休，工作時間整合起來還剩 8 年，而睡覺時間大約還有 10 年，其他時間為 13 年。

這裡按照” 每週 5 個工作日，每個工作日 8 小時工作時間；以及每週 2 個休閒日，每個休閒日 3 小時工作時間；每天睡覺時間 8 小時 “來計算

得到了總工作時間後，再根據目前年薪 * 工作年數計算自身產出價值，再用【自身產出價值 / 總工作時間】，得到自己的單位時間價值了。算出來之後可能會發現自己每小時的價值很低，那麼如何提高？根據公式就可以明白：

一是升職，提高年薪，這個靠的是實力和運氣；二是想辦法減少總工作時間，這就牽涉到時間管理技巧了，懂得發揮自己每一分鐘的價值，那就能大大縮減工作時間，也就提高了單位時間的價值。第一種方式主動權在老闆，而第二種方式主動權在你自己手裡，好好把握！

學習巴菲特的投資原則#

投資時間和投資股票的原理是一樣的，所以為何不參考投資大師巴菲特的五大投資原則？

1. 找出傑出的公司→找出能創造出更大價值的事情

2. 少就是多→找出自己準備最充分並且最重要、迫切的任務去完成，找出當天擋在路中間的 “大石頭”，而不是那些” 碎小石子 “

3. 押大賭注於高概率事件上→要事第一

4. 要有耐心，短於 5 年的投資是傻子的投資→有些任務需要時間去證明，不要急於求成

5. 不要擔心短期價格波動→不要因為一些緊急而不重要的事情，影響我們的心情

腦子裡只裝一件事#

如何處理第二象限的事務呢？腦袋裡只裝一件事。

為什麼#

至少有這幾個好處：

1. 專注。放下和忘記其他事情，努力搜索和當前這件事相關的信息。
2. 成就感。做完一件，劃掉一件。
3. 擺脫壓力。很多壓力來自於我們知道可能還有 10 件事等著我們去做。
4. 更好的結果。排除了干擾，我們會有更好的邏輯思維和創造力。

只裝哪種事#

下一步行動。

首先，不要錯把 “項目” 當成了 “行動”。比如 “制定產品銷售策略”，就是一個項目，而 “找到產品的品牌定義”、“找出產品特色”、“用 SWOT 分析法進行簡單的分析”、“列出文檔大綱” 是單獨的行動。

試想一下，在思考 “如何制定產品銷售策略” 時，就會比較迷茫，無法集中注意力，而思考的問題變成 “找到產品的品牌定義” 時，你會立刻通過資料庫找到答案。

再拋出” 下一步行動 “的定義：任何已經確定的、需要 2 分鐘以上才能解決的下個單一行動。然後養成一個習慣：任何時候都問自己：下一步行動是什麼？這可以驅動著你的生活，就像一個很大的毛線球，只要你找到它的線頭，順著線頭，總會把毛線理順的。

如何找到下一步行動#

“找到產品的品牌定義” 只是個普通的行動，雖然具有可執行性，但是還不是 “單一行動”。

“下一步行動” 具有以下特點：

1. 動詞開頭。使具有可執行性。
2. 內容清晰。儘量給大腦一個清晰的信號，避免大腦自己 “擅自加工”，否則大腦很容易將相關、不相關的信息一股腦地揉在一起。
3. 描述結果。描述的越清晰，產生的能量就越大。
4. 設定開始時間、周期、最後期限。不僅可以更加合理地安排自己的時間、把握行動的進度，還能照顧別人的時間。

另外，如果你因上述感到壓力或者產生恐懼，那麼你是在懷疑自己的執行力，這裡提供 3 個解決方法：

1. 設定目標，或者獎勵。
2. 如果不能完成全部，就先完成能完成的部分吧。
3. 找出最大的石頭，搬走它。可以在 “下一步行動” 中，找出你認為最難完成的一件事，盡最大努力去完成，其他的事情就不在話下了。

練習一下，填寫 “下一步行動”：

如何利用下一步行動#

參考上述事務處理流程圖，注意右側臨時事件發生的處理方法。

但其實 80% 的臨時突發事件都是因為提前沒有一個很好的計劃導致的，這裡歸納兩個前面使用了但沒有明確提出的概念：

1. 行動清單。將項目分解成可執行行動之後，寫入行動清單，前期剛開始練習這個事務處理流程時，可以只將 “下一步行動” 寫在清單上，幫助自己保持專注，每完成一項，再問自己下一步行動是什麼？等到熟練掌握之後，再過渡到：將分解後的所有可執行步驟都寫在上面，完成一項，刪除一項。
2. 如何處理臨時突發事件。詳見後文。

衣櫃整理法#

時間管理的絕招，通過整理衣櫃學會管理時間，所謂 “一屋不掃何以掃天下”。

收集：清空衣櫃#

將 “一切引起我們注意的東西” 放在 “收集籃” 裡，清空大腦，達到心如止水的境界。

收集籃可以選擇自己喜歡的，作者描述了下面幾種：

1. 具體的工作籃：塑料筐、木框、金屬框...
2. 紙張：活頁筆記本、速記本、便籤、備忘錄...
3. 電子產品：手機、電腦
4. 錄音機
5. 電子郵件

[PS] 我使用的是電子產品的兩款軟件：OneNote 和 Microsoft To Do，在手機、電腦上都可以使用，詳見我的實踐板塊。

關於工具的使用有幾條 “軍規”：

1. 收集工具越少越好
2. 保證 5 秒內能拿出工具
3. 定期清空事項

處理：為衣服分類#

1. 判斷事情的實質
   1. 可執行
      1. 2 分鐘內能搞定的事。立即去做。不要讓本來的 2 分鐘，因為拖延和逃避，反而產生更高的代價，得不償失。
      2. 需要多個步驟搞定的項目。這是大部分任務的性質，需要進行分解。
      3. 指派給別人完成的事。儘快告訴對方任務及期限。
      4. 特定時間做的事。可隨時提醒自己的事情，可能需要多個步驟才能搞定，可能需要特定的時間和環境。
      5. 待辦事項。普通任務，比如 “查看郵箱”。
   2. 不可執行
      1. 垃圾：浪費時間、浪費生命，記得過濾。
      2. 將來某時 / 也許：需要時機成熟。
      3. 參考資料：正確分類歸檔。
2. 一次只處理一件事。同樣遵循 “腦袋裡只裝一件事” 的原則。
3. 爭取第一次就判定性質及處理方法，不要再放回收集籃。

組織：將分類的衣物重新儲存#

重新整理下思路：我們有一個收集籃，裡面寫滿了 “材料”；我們有三個清單，分別是 “將來某時 / 也許” 清單、“待辦事項” 清單、“項目” 清單。

在這一步，依次拿出收集籃中的每個 “材料”，分門別類的放入一個清單中。這裡涉及一個3+1 清單系統。

1. 收集籃：需每日清空，放入一個方便隨時記錄的記事本裡。

2. 將來某時 / 也許清單：可能需要很長時間才會執行，放入一個易於保存的記事本裡。

3. 待辦事項清單：指導日常工作的關鍵，放入一個隨時記錄和刪除的記事本裡。

4. 項目清單：一般是圍繞一個項目的多個任務的集合，在該清單中將這個項目分解為若干個 “下一步行動”，然後在待辦事項清單裡，寫上項目名稱，在處理待辦事項時，再跳轉到該清單。

系統概況如下：

每天早晨瀏覽一下這個系統，便可對當天的日程有一個清晰的把握。

回顧：對衣物做到心中有數#

上述過程基本可以解決日常工作上的忙碌問題，但是要解決盲目的問題，還需要做到對任務進行回顧。有以下三個好處：

1. 讓靈感應運而生。正所謂溫故而知新。
2. 站在 3 萬米的高度去看待問題。正所謂要有大局觀，重新審視自己的任務中，哪些有利於我們更好地接近目標。
3. 孵化和修剪你的任務及目標。將那些已經不感興趣的事情從清單中刪除，將時機成熟的事情從清單中挑出來做進一步思考，這都將有利於我們保持清晰有序的頭腦。

推薦回顧的時間段：每天工作第一眼、每週定期回顧

如何進行：

• 回顧” 將來某時 / 也許 “清單：拽出來 / 刪除掉。
• 回顧 “項目” 清單：完成進度、下一步行動、查漏補缺、新的想法、總結成果。
• 回顧 “待辦事項” 清單：做了哪些事 / 要做哪些事 / 特定時間的事。
• 重新審視自己的目標：加深目標的印象，燃起鬥志，尋找方法，堅定信心。

行動：選擇最佳方案#

根據大衛・艾倫提出的六個高度檢視和規劃我們的工作和人生：

1. 原則（50000m）：思考自己的價值觀、原則和目標，這是工作的靈魂所在。
2. 願景（40000m）：3 到 5 年的工作目標，可以是各個方面。嘗試問自己：我的目標是什麼？哪些人已經達到了？他們是如何達到的？達到之後我的工作和生活會是怎麼樣？
3. 目標（30000m）：比願景更細化，通常 1 年內就可以有階段性成果。
4. 責任範圍（20000m）：把自己責任範圍內的事情做得更漂亮。
5. 任務（10000m）：仍需集中注意力放在眼前的任務上。
6. 下一步行動（跑道）：逐一完成，關注細節。

嘗試利用一個月的時間制定一個 “自上而下” 的職業規劃，確定之後，“自下而上” 地搞定它們，並隨時更新、完善。

根據四重標準選擇最佳方案：

1. 重要性：牢記價值觀、四象限。
2. 環境：利用環境將一類事情集中處理，可以大大提高我們的工作效率。
3. 時間：考慮自己有多少時間可以處理手頭的事情。善用生活中的 “時間片”，有些事情 3 分鐘就可以完成。
4. 精力：難易結合，保持節奏，集中精力，防止疲勞

流程圖#

三、長出枝幹#

構建目標管理體系。

有了一些時間管理方法，那麼要將時間用在哪呢？目標。

一般不能達成目標的原因有：

1. 設定了不可達成的目標。
2. 沒有將目標分解為計劃。
3. 放任偶爾的失敗。
4. 沒有寫下來。
5. 沒有及時修正目標。
6. 沒有堅持行動。

接下來從失敗的原因入手，建立一個成功的目標。

正確描述目標#

遵循 S.M.A.R.T 原則：S 是 Specific，具體的；M 是 Measurable，可測量的；A 是 Attainable，可實現的；R 是 Realistic，可行的；T 是 Time-based，期限。

這不僅可以幫助你一個清晰的目標，還可以打消你不切實際的念頭。我們不要指定太過長遠的目標，比如 50 年的目標，而應該將目標定在目光可及的地方，分段實現大目標。

此時可以劃去不能達成目標的原因中的第一點。

目標分解#

只有目標，沒有計劃，實現目標的可能性為 20%，而做了分解和計劃之後，實現目標的可能性就是 80% 了，並且計劃得越細，越有實現的可能。

向大樹學習目標分解：樹根→樹幹→樹枝→樹杈。

• 樹根

1. 寫出你的目標：建議將你的目標用記號筆寫在卡片上，放